Prowadzenie księgowości to niełatwe zajęcie, wymagające nie tylko posiadania specjalistycznej wiedzy, znajomości nieustannie zmieniających się przepisów, ale również odpowiedniej organizacji pracy. Dobre biuro rachunkowe jest na wagę złota i może stać się jednym z filarów, na którym zbudujemy sukces naszej firmy. Wiele początkujących przedsiębiorców decyduje się samodzielnie prowadzić księgowość, co niestety wiąże się z ryzykiem popełnienia sporych błędów, które mogą nas mniej lub więcej kosztować. Początkujące i niedoświadczone biura również są w większym stopniu narażone na pomyłki. Czego trzeba się wystrzegać w pierwszej kolejności?
Najczęstsze błędy księgowe
Prace księgowe, z uwagi na ich stopień skomplikowania, są obarczone sporym ryzykiem błędu. Niestety, trudno wyeliminować pomyłki do zera. Zwykle są one wynikiem zapisów, które są nanoszone z opóźnieniem lub są nieprawidłowe. Czasami ich powodem jest brak jakichkolwiek zapisów. Obecność błędu najczęściej wychodzi na światło dzienne w trakcie przeprowadzanej inwentaryzacji lub podczas księgowania operacji gospodarczych. Sposób jego poprawy określa Ustawa o rachunkowości. Jakiego typu pomyłki zdarzają się najczęściej?
- Źle zaliczone koszty uzyskania przychodu – tego typu błędy są zwykle popełniane częściej przez przedsiębiorców, którzy rozliczają się samodzielnie niż przez biuro rachunkowe. Wynika to z faktu, iż wielu właścicieli firm próbuje za wszelką cenę obniżyć wysokość podatku dochodowego, kwalifikując koszty, które nie mają większego związku z działalnością gospodarczą. Wszystkie błędy popełnione na tym etapie skutkują niewłaściwym naliczeniem kwoty podatku do zapłaty. Co za tym idzie, podczas kontroli przedstawicieli urzędu skarbowego pojawi się konieczność wyjaśniania pochodzenia poszczególnych kosztów, a także uiszczenia brakującej kwoty podatku.
- Nieterminowe rozliczenia – to kolejny błąd, który częściej popełniają osoby prowadzące księgowość samodzielnie. Najczęściej wynika on ze zwykłego przeoczenia terminu. Przedsiębiorcy, którzy skupiają się na rozwijaniu swojego biznesu często zapominają o tym, iż minął termin opłacenia podatku dochodowego lub VAT czy wysłania deklaracji. W tym przypadku trzeba niestety przygotować się na karę grzywny, której wysokość jest proporcjonalna do liczby spóźnionych dni. Co więcej, czas na wykonanie korekty jest także ograniczony.
Jakie błędy najczęściej popełnia biuro rachunkowe?
Jeśli chodzi o pomyłki po stronie księgowych, zwykle dotyczą one dokumentacji źródłowej, zarówno pierwotnej, jak i wtórnej, inwentaryzacji, a także zestawień pomocniczych i kontrolnych. Pojawiają się ponadto w urządzeniach ewidencyjnych. W kontekście dokumentów źródłowych, bardzo często są one sporządzone w niewłaściwy sposób. Błędem może być np. zła data lub jej brak czy brak podpisu. Niewłaściwym procederem jest również zakwalifikowanie dokumentu do złego okresu sprawozdawczego, nieprawidłowe zestawienie różnego rodzaju dowodów księgowych i braki w dokumentacji. Zwłaszcza ostatni błąd jest dosyć powszechny, co zazwyczaj wynika z nieodpowiedniej organizacji pracy lub panującego chaosu w dokumentach.
Biuro rachunkowe nie powinno zapominać o konieczności trzymania się zasady podwójnego zapisu. Dzięki temu uda się uniknąć wielu błędów dotyczących ewidencjonowania. Mowa m.in. o dwukrotnym zapisaniu tego samego dokumentu w księgach rachunkowych, opuszczeniu pewnych operacji gospodarczych czy zapisaniu danych w złej rubryce programu księgowego.
