Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości, rachunkowość jednostki obejmuje zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i sporządzanie corocznych sprawozdań finansowych. W obu tych przypadkach pomoże nam biuro księgowe, jednak warto pamiętać, że to nie tylko na nim, ale również na kierowniku jednostki ciąży odpowiedzialność w tym zakresie. Sprawozdanie jest przygotowywane przez osobę zajmującą się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Kierownik musi z kolei przedstawić je odpowiednim organom w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Co warto wiedzieć na ten temat?
Najważniejsze informacje na temat sprawozdań finansowych
W przypadku, gdy dana jednostka jest kierowana przez wieloosobowy organ, sprawozdanie musi zostać podpisane przez wszystkich członków oraz osobę zajmującą się prowadzeniem księgowości. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ciąży jednak na kierowniku, w tym również z tytułu nadzoru, chyba że inaczej stanowią odrębne przepisy. Ewentualne przekazanie odpowiedzialności innej osobie musi zostać potwierdzone w formie pisemnej. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy i nie wskazano jednej osoby, na której spoczywałaby odpowiedzialność, ponoszą ją wszyscy członkowie organu.
Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu odpowiadającego za zarządzanie. Jeśli dana jednostka jest objęta postępowaniem restrukturyzacyjnym, kierownikiem jest syndyk, likwidator lub zarządca sukcesyjny. Biuro księgowe powinno poinformować nas o tym, że nawet jeśli odpowiedzialność związana z przygotowaniem sprawozdania finansowego została powierzona innej osobie na piśmie, kierownik pełni funkcję nadzorującą, dlatego nie może pozbyć się odpowiedzialności w żaden sposób. W przypadku spółek jawnych i cywilnych, za kierowników uznaje się wspólników zajmujących się prowadzeniem spraw. Podobnie wygląda sytuacja spółek partnerskich, choć kierownikami mogą być też członkowie zarządu. W spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych odpowiedzialność ciąży na komplementariuszach, zaś w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą, na właścicielu firmy.
Co jeszcze warto wiedzieć na temat sprawozdań finansowych?
Brak sprawozdania finansowego, sporządzenie go w sposób niezgodny z przepisami wynikającymi z ustawy lub zawarcie w nim nierzetelnych danych wiąże się z odpowiedzialnością karną. Dotyczy ona zarówno kierownika jednostki, jak i osoby zajmującej się prowadzeniem ksiąg, reprezentującej dane biuro księgowe. Wynika to z art. 77 ustawy o rachunkowości. Wymienionym osobom grozi kara grzywny, pozbawienia wolności do lat 2 lub obie te kary jednocześnie. Wszystkie jednostki, których dotyczy konieczność przedstawienia sprawozdania finansowego muszą sporządzić go w wersji elektronicznej. Konieczne jest też jego podpisanie, co oznacza, iż dokument jest prawidłowy, kompletny i zawiera rzetelne dane.
Dokument w wersji elektronicznej musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem, który został potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Ma on zostać złożony przez kierownika (lub wszystkich członków zarządu) oraz osobę zajmującą się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Jeśli to zadanie wykonuje dla nas biuro rachunkowe, podpis powinien zostać złożony przez osobę uprawnioną do jego reprezentowania. Wszystkie elementy sprawozdania muszą zostać podpisane w tym samym dniu, gdyż dokument jest traktowany jako całość.
