Kiedy należy wystawić fakturę? To jedno z najczęstszych pytań zadawanych przez początkujących przedsiębiorców. Prawidłowe i terminowe wystawianie dokumentów księgowych jest kluczowym elementem prowadzenia firmy zgodnie z przepisami podatkowymi. Zrozumienie zasad dotyczących momentu wystawienia faktury pomoże Ci uniknąć kar finansowych, problemów z urzędem skarbowym oraz zapewni płynność finansową Twojej firmie. Zapraszamy do zapoznania się z naszym przewodnikiem, który rozwieje wszystkie Twoje wątpliwości na ten temat.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Kiedy należy wystawić fakturę? Ogólne zasady
- Konsekwencje nieprzestrzegania terminów wystawiania faktur
- Podsumowanie
Kiedy należy wystawić fakturę? Ogólne zasady
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ta zasada stanowi podstawowy termin, który obowiązuje większość przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że istnieją wyjątki od tej reguły. Faktury dla sprzedaży zaliczkowej wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty. Natomiast w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, termin na wystawienie faktury wynosi 15 dni od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy. Biuro rachunkowe może pomóc Ci w określeniu terminów wystawiania faktur dla Twojej konkretnej branży, ponieważ różne sektory gospodarki mogą podlegać odmiennym regulacjom.
Pamiętaj, że możesz również wystawić fakturę wcześniej – ustawa o VAT dopuszcza wystawienie faktury nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów fakturę można wystawić przed 60. dniem, ale nie wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy. Warto pamiętać także, że w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej fakturę wystawia się wyłącznie na żądanie klienta, jeśli zgłosi je w ciągu 3 miesięcy od zakupu, a przedsiębiorca ma obowiązek sporządzić dokument w terminie 15 dni od otrzymania takiego zgłoszenia.
Faktura powinna zawierać następujące elementy:
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP),
- datę wystawienia i numer faktury,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary, cenę jednostkową netto,
- kwotę należności ogółem wraz z kwotą podatku.
Konsekwencje nieprzestrzegania terminów wystawiania faktur
Nieprzestrzeganie terminów wystawiania faktur może prowadzić do poważnych konsekwencji dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim, organy podatkowe mogą nałożyć karę grzywny na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w trakcie kontroli podatkowej urząd skarbowy może również zakwestionować odliczenie podatku VAT. Usługi księgowe świadczone przez profesjonalistów mogą znacząco zmniejszyć ryzyko popełnienia takich błędów i pomóc w utrzymaniu zgodności z przepisami podatkowymi.
Kiedy należy wystawić fakturę, a nie zrobimy tego w terminie, może to również prowadzić do problemów z płynnością finansową. Późne wystawienie faktury często skutkuje opóźnieniami w płatnościach, co może negatywnie wpłynąć na przepływy pieniężne w Twojej firmie. Ponadto nieterminowe wystawianie faktur może być sygnałem dla urzędu skarbowego do przeprowadzenia szczegółowej kontroli Twojej działalności. W takiej sytuacji doradztwo podatkowe w Szczecinie może okazać się nieocenione – nasi doradcy pomogą Ci przygotować się do kontroli i zminimalizować ewentualne negatywne konsekwencje.
Dodatkowe konsekwencje nieterminowego wystawiania faktur to także:
- konieczność korekty deklaracji podatkowych i zapłaty odsetek od zaległości podatkowych,
- możliwość utraty zaufania klientów, dla których terminowość dokumentacji jest istotna,
- trudności w prawidłowym rozliczeniu podatku dochodowego na koniec roku podatkowego,
- problemy z wiarygodnością firmy w kontaktach z instytucjami finansowymi, np. przy ubieganiu się o kredyt.
Podsumowanie
Prawidłowe określenie momentu, kiedy należy wystawić fakturę, jest kluczowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z przepisami podatkowymi. Podstawowy termin 15 dni od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę, oraz liczne wyjątki od tej zasady wymagają od przedsiębiorców dobrej znajomości przepisów. Nieprzestrzeganie tych terminów może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. W LOW TAX rozumiemy, jak ważna jest prawidłowa dokumentacja podatkowa, dlatego oferujemy Ci profesjonalne wsparcie w zakresie wystawiania faktur i innych aspektów księgowości. Skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia, aby prowadzić swoją działalność bez zbędnych ryzyk podatkowych.
